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PDF編集ソフト(高いけれど純正品を使いたい)

1 Acrobat Pro DCの利用を推奨

PDFファイルは、WordやExcelファイルと異なり、文字化けやレイアウト崩れが発生せず、デバイスを問わず同じように閲覧できるという特徴があり、ファイルサイズも小さくなることから、データの配付に適しています。

私は、クライアントにデータを送る際は、原則としてPDFで送り、例外的に、クライアントが書面を編集する場合に限って WordやExcelのデータを送っています。

PDFを利用するためには、PDF編集ソフトが必要ですが、仕事で使う以上、Acrobat Standard DCまたはAcrobat Pro DCを使用されることをお勧めします。

Adobe Acrobat Pro

弁護士業務では、PDFにパスワードを設定したり、文字の墨消し機能を利用したりする機会が多く、無料のソフトでは、そうした機能のセキュリティに懸念が残るからです。

また、無料のソフトで付したコメントは、他のソフトで開くと読み込めないことがあるうえ、一部のWebサービスは、Adobeで作成したPDF以外は動作保証をしない旨を明言しています。

裁判手続のIT化により、PDFで書類を提出する機会が増えると見られ、PDFの重要性は増すばかりです。

2 弁護士業務で押さえておきたい、AdobeAcrobatの3機能

(1)パスワードの設定機能

従前は、クライアントから膨大な量の紙媒体を預かることが多かったのですが、最近は、PDFで資料を受け取る機会が増えました。

重要なデータをメールやクラウド上で受け渡しする場合、PDFにパスワードの設定することは必須です。

顧客から、パスワードが設定されていない生のファイルが、無料のファイル転送サービスを通じて送られてくることがありますが、こうしたサービスは、データの安全性が確保されていません。弁護士が同じことをやるとアウトだと思います。

重要な書類は、パスワードをかけて受け渡しをすることです。

また、私は、ファイルを送受信する際以外にも、機密性が高い書類はパスワードをかけた状態で事務所のフォルダに保管しています。

例えば、住所秘匿の上申を出しているDV事件で、依頼者の真の現住所が記載されている書類などは、パスワードがないと開けないようにしてあります。

セキュリティーに関しては、まさかはありえると思って対策をしていた方が良いです。

(2)墨塗機能(Acrobat Pro DCのみ利用可能)

墨塗りとは、書面の中で、プライバシーに関する部分等、不適切な部分をマスキングして読めなくすることです。

戦後、国民学校の教科書では、国家主義や戦意高揚に関する内容が墨汁で消されていましたが、まさにあのイメージです。

私は、裁判所に提出する証拠の一部を墨塗りにすることが結構あります。

例えば、預金通帳の写しを証拠提出する場合、事件に関係のない入出金や預金残高を墨塗りにしたり、身分関係書類を証拠提出する際に、無関係の部分を墨塗りにしたりします(敵方に不要な情報を与えないため)。

また、代理人間の連絡は、以前はファックスが主流でしたが、最近は、敵方の代理人とメールでデータを送り合う機会も増えました。こうした際も、不都合な部分は墨塗りにしてから送ります。

カモ井加工紙 マスキングテープ
( かつて法律事務所で利用されていた、黒塗用マスキングテープ)

Acrobat Pro DCを使用する以前は、墨塗り資料を作成するためには、原本からコピーを作り、それにマスキングテープを貼ってさらにコピーをする必要があったのですが、Acrobat Pro DCを使うようになってからは、パソコン上で簡単に黒塗りの資料が作成できるようになりました。

マスキングの手間が省けるのはもちろんですが、画質の劣化も最小限に抑えられます。

ちなみに、ニュースを見ていると、市町村の公務員が、文字の上に黒い図形を乗せただけのPDFファイルや、Wordの蛍光ペン機能で文字を黒く隠しただけのファイルを公開して大問題なっていますが、くれぐれも同じ轍を踏まないようにして下さい。

墨塗り機能を使ったファイルと、文字の上に黒い図形を乗せただけのファイルは、見た目は全く同じですが、図形を使ったファイルの場合、図形をずらせば簡単に下の文字が見えてしまいます。

これをやると、顧客から相当なクレームが付くと思います。

(3)OCR機能 

OCR機能とは、画像データから文字を認識し、パソコン上で検索・編集可能な文字データとして取り込む機能です。

例えば、PDFファイルからコピーアンドペーストをしようとして文字の上をなぞってもコピーできない場合がありますが、そうした場合にOCR機能を使うことで、文字の部分がテキストとしてコピーアンドペーストできるようになります。

OCR機能は、弁護士業務にとって必要不可欠な機能です。私がOCR機能を使用する典型的な場面は以下のとおりです。

ア 交渉の相手方が紙媒体の契約書案を提示してきたとき

交渉の相手方が、紙媒体の契約書案を示してくる場合があります。

そうした場合、相手方が提示してきた紙の契約書を高解像度でスキャンした後、OCRでテキスト化し、契約書のWordデータを作成します。

そこに自分の修正案を記載して相手方に再提示します。

イ 相手方の書面や判決書を引用するとき

準備書面を作成する際に、相手方の書面や原審の判決書を引用することがよくありますが、これを一から入力していたのでは日が暮れてしまいます。

相手方準備書面や裁判書をスキャンしてOCRをかければ、コピーアンドペーストで簡単に引用ができるようになります。

ウ 書籍に載っている雛形を利用するとき

実務書籍には、契約書や書面の雛形が数多く載っていますが、データが付属していない本では、本を見ながら自分で同じ内容を入力しなければなりません。

OCR機能を使えばそのような手間もかからず、簡単にWordファイルが作れます。

ちなみに、WordにもOCR機能が付いていますので、用途によって使い分けます。

3 PDFで証拠資料を準備する方法

裁判手続のIT化により、書類の提出がPDFで行えるようになりますが、それ以前であっても、証拠資料はPDFで作成する方が圧倒的に効率的です。

(1)証拠をPDFで作成するメリット

  • 甲1を5枚コピー、甲2を5枚コピー・・・と号証ごとに写しを作る場合、印刷した紙を仕分ける作業が必要であるが、PDFで作成すると、ワンクリックで「甲1~甲20」のセットが印刷され、仕分作業が不要になる。
  • PDFに証拠番号を書き込んでしまえば、号証のスタンプ作業が不要になる。
  • 依頼者用の準備書面の控えについて、データで良いという依頼者については、PDFのデータを送付するだけで足り、印刷や郵送の手間が省ける。
  • 準備書面を作成する際に、モニター上で証拠書類を参照しながら書面を作成でき、証拠から書面にコピーアンドペーストすることが可能になる。

以上のとおり、証拠資料は紙ベースで作成するよりも、PDFベースで作成した方が効率的です。

(2)PDFによる証拠作成の手順

  1. 原本をスキャンしてPDFファイルを作成する。PDFファイルは後からOCRをかけるので、できるだけ高画質でスキャンする。WordやExcelファイルは、紙で印刷せず、直接PDFに変換する。
  2. 複数のPDFファイルを一つに結合して並べ替える。
  3. 「甲○号証」「乙○号証」の文字をPDFファイルに書き込む。

Acrobat Pro DCでは、文字を書き込む方法が複数あります。

試行錯誤の結果、テキストボックスの使用が最も簡便で、容易に訂正が可能であることがわかりました。私が使っている号証のファイルをそのうちアップしますので、コピーアンドペーストして使ってください。

(3)A3サイズのPDFファイルをA4サイズ2枚に分割する方法

事件記録のデータ化のページでも書きますが、記録をPDF化する際の最大の敵は、ホッチキス、両面印刷、サイズ違いであり、普段からこれらを意識しておくと、将来のデータ化が容易になります。

準備書面や証拠資料は、基本的にA4サイズですが、まれにA3サイズの紙が紛れ込むことがあります。

A3サイズの紙は厄介者で、証拠を作成する際は折り込む作業が必要になりますし、スキャンする際は折り目をきれいに伸ばさないと自動原稿送り装置(ADF)に詰まったり、二枚まとめて吸い込まれたりします。

データ化した後も、A4サイズの中に1枚だけA3サイズがあると、パソコン上でサイズを拡大したり、ウィンドウを広げたりしないと読みにくいので、作業が中断します。

そのため私は、証拠提出の際も、A4で提出できる書類は、極力A4で提出しています。

例えば、不動産契約書などは、A3の見開きで右側と左側が完全に独立しています。
こうした書類はA4サイズで証拠提出します。

具体的な分割方法については、こちらのサイトが参考になります。